دفتر کاغذی هم داده است: از دفتر فروش تا اکسل تمیز
اگر هنوز فروش و نسیه را در دفتر می‌نویسید، از تحلیل داده عقب نیستید. همان دفتر، با کمی مرتب‌سازی، به منبعی تبدیل می‌شود که خیلی چیزها دربارهٔ کسب‌وکارتان می‌گوید.
خیلی از مغازه‌ها هنوز با دفتر کار می‌کنند و این اصلاً عیب نیست. دفتر کاغذی سال‌ها اطلاعات فروش، نسیه و خرید را نگه داشته است. مشکل فقط این است که این اطلاعات در صفحه‌ها پخش شده‌اند و نمی‌شود آن‌ها را جمع زد، مقایسه کرد یا الگویشان را دید.
دفتر شما چه چیزهایی را می‌داند؟
- چه کالایی، چه روزی و به چه مبلغی فروخته شده
- کدام مشتری‌ها نسیه برده‌اند و چقدر
- از کدام پخش‌کننده با چه قیمتی خرید کرده‌اید
- فروش ماه‌های مختلف سال چطور بالا و پایین رفته
از عکس دفتر تا جدول تمیز
- عکس یا اسکن
از صفحه‌های دفتر با گوشی عکس می‌گیرید؛ همین کافی است.
- ورود داده
اقلام، تاریخ‌ها و مبلغ‌ها به یک جدول اکسل منتقل می‌شوند.
- یکدست‌سازی
اسم‌های مختلف یک کالا (مثل «پنیر لیقوان» و «پنیر ل.») یکی می‌شوند.
- اولین گزارش
فروش ماهانه، پرفروش‌ها و بدهی مشتری‌ها از همان جدول بیرون می‌آید.
- فروردین۴۲
- اردیبهشت۳۸
- خرداد۳۵
- تیر۳۱
- مرداد۳۳
- شهریور۴۰
- مهر۵۲
مثال: داده‌های نمونه پس از ورود به اکسل
در این مثال، صاحب عطاری تازه بعد از دیدن نمودار متوجه شد که فروش تابستان هر سال افت می‌کند و مهر دوباره اوج می‌گیرد. حالا می‌داند خرید عمده را کی انجام دهد.
دفتر کاغذی
- جمع زدن ساعت‌ها طول می‌کشد
- مقایسهٔ ماه‌ها تقریباً ناممکن است
- اگر دفتر گم شود، همه‌چیز می‌رود
جدول اکسل تمیز
- جمع و میانگین در چند ثانیه
- نمودار فروش هر ماه و هر کالا
- نسخهٔ پشتیبان همیشه در دسترس
دیجیتال کردن دفتر، اولین قدم برای همهٔ تحلیل‌های دیگر است. بعد از آن می‌شود کالای راکد، مشتری‌های در حال رفتن و ساعت‌های اوج را هم پیدا کرد.